1. OBJETIVO GENERAL Formular e implementar un Programa Integral de Protección de Datos Personales con el fin de que SERVISÉPTICOS S.A.S de cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y a la Ley 1581 de 2012, así como a las demás normas que reglamenten y complementen el tratamiento para la protección de datos personales en Colombia.  OBJETIVOS ESPECIFICOS Establecer las condiciones de organización, obligaciones de los implicados en el tratamiento y uso de la información de carácter personal y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que dentro del desarrollo de las funciones propias de la empresa se deban solicitar, almacenar y utilizar. 

2. ALCANCE El presente programa aplica a todo el personal de SERVISEPTICOS S.A.S., que tenga acceso de forma interna o externa sin importar su ubicación, a información personal de todos los grupos de interés de la empresa, incluyendo empleados, menores de edad hijos de empleados, candidatos a vacantes, contratistas, proveedores de bienes y servicios y clientes. 

3. GLOSARIO 

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
•  Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. 
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.  
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). 
• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza. 
• Dato personal público: toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. 
• Dato personal privado: toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. 
• Dato sensible: aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 
•  Encargado del tratamiento: quien realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento. 
• Responsable del tratamiento: quien este frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
•  Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones que se realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 
• Oficial de protección de datos: persona dentro de un compañía u organización., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

4. CONTEXTUALIZACION Dentro de la Constitución Política de Colombia, específicamente en su artículo 15 se consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. De igual manera, ordena a quienes tratan datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. La Ley Estatutaria1581del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley, obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. Teniendo en cuenta lo anterior, SERVISEPTICOS S.A.S desarrolla el presente plan con el objetivo de tener descrito los procedimientos a tener en cuenta en el tratamiento de datos y dar así cumplimiento a la normatividad legal vigente sobre el tema a nivel nacional. 

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SERVISEPTICOS S.A.S se encuentra comprometida en conservar la confidencialidad, veracidad, libertar, transparencia y disponibilidad de los datos personales de empleados, menores de edad hijos de empleados, candidatos a vacantes, contratistas, proveedores de bienes y servicios, clientes y de cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos. SERVISEPTICOS S.A.S garantiza la aplicación de los principios fundamentales para el tratamiento de los datos personales, contemplados en la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, mencionados a continuación: 

•  Principio de finalidad El Tratamiento de datos personales que SERVISEPTICOS S.AS., realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012

• Principio de libertad SERVISEPTICOS S.A.S puede tratar y ceder los datos personales con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 
• Principio de veracidad y calidad SERVISEPTICOS S.A.S garantiza que la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad SERVISEPTICOS S.A.S frente a su calidad. 
•  Principio de acceso y circulación restringida El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, SERVISEPTICOS S.A.S garantiza que este tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. 
• Principio de seguridad SERVISEPTICOS S.A.S garantiza que se tienen todas las medidas técnicas, humanas y administrativas para velar por la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Principio de confidencialidad Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  Tratamiento de datos públicos SERVISEPTICOS S.A.S advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en registros público. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de SERVISEPTICOS S.A.S  Tratamiento de datos sensibles SERVISEPTICOS S.A.S tratará datos personales sensibles cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, solicitando su consentimiento previo y explicito. Se prohíbe el uso de dichos datos excepto, cuando:

•  El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización 
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. 
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Tratamiento de datos de menores SERVISEPTICOS S.A.S, asegurará que solo tratará los datos personales de menores de edad solo cuando estos sean de naturaleza publica y provengan de la información suministrada por empleados, clientes. SERVISEPTICOS S.A.S, exigirá al representante legal para el tratamiento de datos del menor. 

7. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES SERVISEPTICOS S.A.S., garantiza que velará por el cumplimiento de los derechos del titular de los datos personales: 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
•  Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley. 
• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 

8. AVISO DE PRIVACIDAD En virtud de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, Autorizo con carácter permanente y de manera irrevocable a SERVISEPTICOS S.A.S., para obtener, consultar y reportar a las centrales de información de la Asociación Bancaria de Colombia, Data crédito, y a cualquier fuente y base de datos, la información y referencias relativas a mi documento de identificación, comportamiento crediticio y comercial y al producto de toda clase de operaciones que efectúe o haya efectuado con entidades del sector financiero y otros sectores, y que en general sirva de referencia para determinar el análisis del crédito solicitado. Además, se autoriza a realizar el tratamiento de sus datos personales, según las necesidades relacionadas con el objeto y causa del vínculo jurídico que las relaciona. Dicho tratamiento se realizará conforme a la Política de Tratamiento de Datos adoptada por SERVISEPTICOS S.A.S. la cual podrá ser verificada por las personas legalmente autorizadas." 

•  Finalidades aplicables a todos los Titulares de datos personales SERVISEPTICOS S.A.S. informará sobre los cambios sustanciales en la Política propuesta y adoptada por la empresa, responderá peticiones, consultas, reclamos o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados para dicho efecto.
•  Finalidades aplicables a los trabajadores y candidatos a vacantes Se deberá desarrollar una relación contractual que une al titular de los datos personales con SERVISEPTICOS S.A.S, enviar comunicaciones al interior de la empresa relacionadas con la condición laboral, administrar los datos personales para que SERVISEPTICOS S.A.S cumpla con las funciones relacionadas con prestaciones sociales, contribuciones, impuestos, aportes y pago de nómina, gestionarlos datos personales del núcleo familiar para diligencias que los empleadores, monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de velar por el rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo y tratar los datos personales para realizar, ya sea con un tercero pruebas de competencias, visitas domiciliarias y evaluaciones psicotécnicas .
•  Finalidades aplicables a proveedores o contratistas de bienes y servicios SERVISEPTICOS S.A.S. deberá recolectar y actualizar los datos personales de sus proveedores, con el finde acreditar las funciones y actividades relacionadas a su condición de proveedor o contratista, gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a SERVISEPTICOS S.A.S. 
• Finalidades aplicables a los prospectos de clientes y clientes de los servicios SERVISEPTICOS S.A.S. realiza la recolección de datos personales de prospectos de clientes y cliente por medio de formatos electrónicos, estos se utilizarán para las siguientes finalidades, con el fin de gestionar una relación contractual con SERVISEPTICOS S.A.S:

Contrastar la información personal entregada con bases de datos públicas, centrales de riesgo, compañías especializadas y referencias, con la finalidad de prestar los servicios de mantenimiento de manera adecuada ofrecidos por SERVISEPTICOS S.A.S 

Para la prestación de los servicios ofrecidos por SERVISEPTICOS S.A.S; se debe brindar asesoría comercial y técnica, para dar respuesta a las consultas e inquietudes a su condición de prospecto de cliente o cliente. 

Gestionar labores de facturación, aclaraciones y gestionar el de cobro de sus obligaciones frente a SERVISEPTICOS S.A.S. 

9. DEBERES DE SERVISEPTICOS S.A.S EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES SERVISEPTICOS S.A.S hará uso de los datos personales, solamente para darle la finalidad que se encuentra descrita en la Ley 1581 de 2012. SERVISEPTICOS S.A.S., deberá velar por el cumplimiento de los deberes relacionados en le articulo 17 de la Ley 1581 de 2012. 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; 

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. 

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

10. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN SERVISEPTICOS S.A.S., solicitará la autorización en el momento de recolección de datos, cuando estos sean diferentes a los de naturaleza pública, por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, un contrato o documento específico (formularios, formatos, cartas etc.). 

Cuando los datos personales son de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, SERVISEPTICOS S.A.S. informará siempre de manera oportuna y previa lo siguiente: El objetivo por el cual se solicitan estos datos, el tiempo por el cual se almacenarán los datos personales, los derechos que le asisten como titular y la información de la empresa para posibles consultas y/o reclamos.

• Del derecho de acceso SERVISEPTICOS S.A.S., garantiza que los titulares de datos personales que correspondan a personas naturales tengan a su disposición y acceso, sin costo, de manera detallada y veraz los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación que se tengan en la compañía. 
• Del derecho a la consulta SERVISEPTICOS S.A.S., garantiza que los titulares de los datos personales podrán consultar la información que requieran de carácter personal, la cual este en la base de datos de SERVISEPTICOS S.A.S. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, SERVISEPTICOS S.A.S., garantiza: Habilitar medios de comunicación electrónica, Establecer formularios y formatos de solicitud, habilitar el área de servicio al cliente para reclamaciones. 
•  Del derecho a reclamar Los titulares podrán presentar reclamación ante el responsable o Encargado del tratamiento de SERVISEPTICOS S.A.S., Una vez SERVISEPTICOS S.A.S., haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día de su recibo. 

11. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDANEJERCERLOSDERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCARLAAUTORIZACIÓN. 

a) SERVISEPTICOS S.A.S., garantiza que el trámite del ejercicio del derecho del Habeas Data(acceder, rectificar, cancelar y solicitar prueba de autorización del tratamiento) promovido por los titulares de datos personales se efectuará en los plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de protección de datos personales, sus decretos reglamentarios en el presente PROGRAMA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Para ejercer su derecho de habeas data usted podrá dirigir su consulta o reclamo a cualquiera de los canales habilitados por SERVISEPTICOS S.A.S., los cuales se identifican a continuación: correo electrónicocalidad@grupohabit.com.co o al domicilio de la compañía ubicado en la Calle 45D77A22enel municipio de Medellín, Antioquia, Colombia. 

b) Los derechos de actualización, rectificación de autorización del tratamiento de los datos personales, solo podrán ser ejercidos por el titular. No obstante, este podrá actuar mediante un representante legal, siempre y cuando se encuentre en una situación o condiciones especial. 

c) SERVISEPTICOS S.A.S., tendrá disponible los formatos físicos y electrónicos para los interesados. 

d) No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. 

12. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE SERVISEPTICOS S.A.S Según el organigrama de SERVISEPTICOS S.A.S., la coordinación de datos es el área encargada develar y promover la adecuada protección y tratamiento de datos personales al interior de la organización, realizar seguimiento de cumplimiento de la política, así como la gestión y disposición de mecanismos que se adopten para cumplir con las obligaciones de la normatividad y practicas enfocadas en la gestión de datos. 

13. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS Para el registro nacional de bases de datos, se debe tener en cuenta el Articulo 25 de ala Ley 1581de2012, dicho registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. SERVISEPTICOS S.A.S. deberá aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS A BASES DE DATOS Y ARCHIVOS SERVISEPTICOS S.A.S., cuenta con los recursos humanos, técnicos y mecanismos de seguridad para evitar que los datos personales estén en riesgo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, que son de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas y dar cumplimento al principio de seguridad descrito en el articulo 4 de la Ley 1581 de 2012. 

15. VIGENCIA SERVISEPTICOS S.A.S., llevará a cabo el tratamiento de los datos personales durante el tiempo que sea razonable para cumplir con su finalidad, una vez de cumpla con este propósito SERVISEPTICOS S.A.S., procederá a la suspensión de los datos personales. El presente programa de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de marzo de 2021. SERVISEPTICOS S.A.S., podrá modificar los términos y condiciones del presente programa como parte de la gestión interna para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012. 

16. INFORMACIÓN DE CONTACTO Si se presenta alguna duda sobre este programa, comuníquese con SERVISEPTICOS S.A.S, o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación: 

• Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a: calidad@grupohabit.com.co
• Oficina Principal: Calle 45D 77A 22 Medellín, Antioquia, Colombia

 17. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS 

•  (Ley 581 de 2012 , 2012) 

•  (Decreto 1377 de 2013) 

• POLITICA PRIVACIDAD DE CLIENTES SERVISEPTICOS S.A.S. 

• FGC-037 V03 CREACION O ACTUALIZACION DE CLIENTES